Pek çok şirketin en büyük gider kalemlerinden biri, telefon görüşmeleri. Her çalışanın masasında mevcut olan yegâne araç telefon iken, bu durum kaçınılmaz. Firmanın faaliyeti telefon görüşmelerine dayanıyor olmasa bile, telefon “olmazsa olmaz” listesinde ilk sırada. Durum böyleyken, giderleri kısmak gündeme geldiğinde telefon faturalarını masaya yatırmak akıllıca bir davranış.
Tasarruf nasıl sağlanır?
Birkaç yıl önce iletişim giderlerini azaltmak istediğinizde görüşme süresini azaltmaktan başka seçeneğiniz yoktu. Gelişmiş santral sistemleri ve santrallere bağlı bilgisayarlarda çalışan yazılımlar, yapılan görüşmelerin takibini, dolayısıyla sınırlandırılabilmesini kolaylaştırdı. Hangi kullanıcının nereyi hangi saatler arasında arayabileceğini kontrol edebiliyor, görüşme süresi belirlediğimiz bir eşiği aştığında haberdar olabiliyoruz. Gruplar tanımlayarak, farklı görüşme yetkilerine sahip pek çok kullanıcıyı kolayca yönetebiliyoruz. Aylık raporları izleyip, görüşme süreleri konusunda politika belirleyebiliyoruz. Görüşmelerin ne kadarının GSM, ne kadarının şehir içi-şehirlerarası, ne kadarının uluslararası olduğu bilgisini edinebiliyoruz. Tüm bu olanaklar, çözümü görüşme süresini azaltmakta görenlere yeterli veriyi sağlıyor.
Ancak yalnızca görüşme süresini düşürmeye çalışmak, her zaman bu masraflıca donanım ve yazılımın verimli kullanılmasını sağlamayabilir.
Ayrıca anlamlı bir indirim elde etmek için çok fazla kısıtlama kuralı geliştirmek gerekebilir ki, bu tür kısıtlamalar çalışanların motivasyonunu düşürebiliyor, ayrıca hatalı kısıtlama politikaları, daha büyük kayıplara yol açabilecek verimsizliğe neden olabiliyor. Personel sirkülasyonu, organizasyon değişikliği gibi sebeplerle kısıtlama politikalarını sürekli güncellemek gerekebiliyor.
Takip, analiz ve strateji
Telefon giderlerini düşürme kararı alan bir firmanın bu konudaki stratejisini, bir aylık takipten sonra belirlemesi önerilebilir. Firmanın belirgin bir şekilde diğer aylardan daha yoğun bir görüşme dönemi mevcutsa, takibin bu ay boyunca yapılması faydalı olacaktır. Analiz edilecek verinin toplanması için az önce bahsettiğimiz donanım ve yazılım uzun vadede yatırımın karşılığını verecektir. Bu yatırımı lüks bulan küçük işletmeler, tüm telefon faturalarının ayrıntılı dökümünü analiz etmek için bu işe insangücü harcamayı göze almalılar. Elbette yine de tüm GSM ve sabit telefon faturalarını bilgisayara girip bunların oranını ve maliyetini çıkarmak, bu görüşmeleri kimin yaptığını belirlemek konusunda yeterli olmayacaktır. Yazılımların sadece veri toplamak ve rapor sunmak değil, o çağrıya en uygun tarifeyi devreye almak konusunda da görev üstlendiğini de hatırlatalım.
Her şirkete uyan bir çözüm yok!
Firmamızın ay boyunca yaptığı aramalarla ilgili veriye sahipsek, mümkünse konunun uzmanlarıyla masaya oturup strateji belirlemek akıllıca olacaktır. Uzman derken, henüz operatörlerin satış temsilcilerinden bahsetmiyoruz. Onlar bize duymak istediklerimizi söylemek durumundalar. Bu alanda uzmanlaşmanın olması sizi şaşırtmasın. Bir süre önce Türk Telekom’un kafa karıştıran yeni tarifelerini duyurması sonrasında da yanlış tarifeyi seçerek zarar etmemek için aynı uzmanlara başvurmamız gerekmişti. Genel ilkeler belli olmakla birlikte, çok fazla parametre olması ve her şirketin görüşme trafiğinin farklı olması, bir mühendislik yaklaşımı gerektiriyor. Deneyimli uzmanlar, optimum çözümü üretmek konusunda tahmin ettiğinizden daha faydalı olabilir. Ayrıca bu danışma, önerdikleri ürünleri satın almak konusunda ikna olmazsanız büyük ihtimalle ücretsiz olacaktır. Sözkonusu uzmanlara bu sitede yayınlayacağımız iletişim bilgilerinden ulaşabilirsiniz.
GSM için FCT cihazı, sabit hatlar için UMTH (Uzak Mesafe Telefon Hizmetleri) operatörü
Yukarıda saydığımız sebeplerle, burada bahsedeceğimiz önerileri kesin doğrular olarak kabul etmek doğru olmaz. Ancak kullanım alışkanlıkları değerlendirildiğinde, firmaların oransal olarak büyük bir yüzdesi bu başlıkları uygulayarak tasarruf elde edebilir.
GSM, şehir içi, şehirlerarası ve uluslararası aramaların miktarı, elimizdeki verinin ana başlıkları. Alt başlıklar ise hangi GSM operatörünün arandığı, sabit hat aramalarında şehiriçi, şehirlerarası ve uluslararası aramaların oranı, aramanın yapıldığı saatler gibi ayrıntılarla belirleniyor.
GSM aramalarında GSM operatörünün şebeke içinde uyguladığı tarifeden faydalanmak, Türk Telekom hatlarıyla karşılaştırıldığında ciddi bir indirim sağlıyor. Bunun için FCT adı verilen cihaza ihtiyaç var. FCT, şirketten cep telefonuna yapılacak aramalarda çağrının üzerindeki SİM kartı üzerinden yapılmasını sağlıyor. Üç operatörün hangisinin daha fazla arandığı, ve aynı anda yapılan GSM arama sayısı değerlendirilerek kaç FCT cihazına ihtiyaç duyulduğu belirlenebilir. Türk Telekom yerine bir UMTH operatöründen GSM araması yapacaksak, o operatörün, GSM operatörlerinin her biri için uyguladığı tarifeyi incelemek gerekiyor. Bu durumda FCT cihazına yatırım yapmak gerekmeyebilir.
Türk Telekom’un sabit hat altyapısı (PSTN) ile UMTH operatörü arasında tercih yaparken gözönünde bulundurulması gereken başlıklardan bazıları şunlar:
- Şehirlerarası ve uluslararası görüşmelerin sıklığı ve hangi ülkelerin arandığı
- Bu görüşmelerde ses kalitesinin önemi. (Bir firmanın uzak mesafede sürekli aradığı kişiler müşterileri değil de kendi personeli ise, maliyeti ses kalitesine tercih ediyor olabilir. UMTH operatörlerinin hiçbirinde ses kalitesi sabit hat düzeyinde değildir. Ancak bazılarında bu insan kulağının algılamayacağı bir kayıpken, bir kısmında görüşmenin sürdürülemez olmasına kadar varabilir.)
Uzak mesafe telefon hizmetleri nelerdir?
Uzak mesafe telefon hizmeti veren firmalar, kurumsal alanda numara tanıyarak çağrıyı kendi altyapılarına taşıma servisi, bireyselde ise arama kartları, dialer adı verilen numara çeviriciler, call shop’lar ve bilgisayar üzerinden görüşme olanağı sağlayan yazılımlar sunuyor.
Peki hangi operatör?
En kritik sorulardan birine geldik. Şimdiye kadar bahsettiğimiz önermelerin geçerlilik kazanmasını sağlayacak olan şey, alacağınız hizmetin fiyatı ve kalitesi. Bir iletişim teknolojileri dergisinin Yayın Yönetmeni olarak bir şirketi öne çıkarmam doğru olmaz, ancak zaten diğerleri arasında belirgin olarak öne çıkan bir şirket olduğu kanısında da değilim. Firmaların deneyimi, finansal yapısı ve altyapısı farklı. Ve bunların her biri hizmet kalitesine ve fiyatına farklı şekillerde etki eden faktörler. Türkiye’nin en büyük gruplarına ait telekom firmalarında kötü deneyimler yaşanması ihtimali de mevcut, sağlam bir altyapıyı tercih ederek müşterilerini memnun eden küçük firmalar da. Diğer taraftan büyük firmalar deneyimli mühendisler istihdam edip kurumsal imajlarını korumak için kaliteli müşteri hizmetleri politikası izlerken, küçük bir firmanın yeterli kârlılık oranını sağlayamayıp hizmeti sona erdirmesi de mümkün. Kısacası karar verirken firma adını değil, sunduklarını değerlendirmelisiniz. Ve burada kastettiğimiz satış temsilcisinin bahsettikleri değil, basılı tarifeler ve hizmet kalitesi konusundaki deneyimlerdir. Görüştüğünüz operatörden daha önce hizmet alan firma yetkililerinin görüşleri faydalı olabilir. Ancak görüştüğünüz kişinin konuya hakim olması, ve temsil ettiği firmanın, sizin firmanız ölçeğinde olması önemlidir. Yine sitemizin forumları, size bu konuda veri sağlayacaktır.
Bu konuda uzmanlara iletilmesini istediğiniz soruları ekim.kaya@ tele.com.tr adresinden bana ulaştırabilirsiniz.
Ekim Nazım Kaya
Tele.com.tr Dergisi
Yayın Yönetmeni
Pek çok şirketin en büyük gider kalemlerinden biri, telefon görüşmeleri. Her çalışanın masasında mevcut olan yegâne araç telefon iken, bu durum kaçınılmaz. Firmanın faaliyeti telefon görüşmelerine dayanıyor olmasa bile, telefon “olmazsa olmaz” listesinde ilk sırada. Durum böyleyken, giderleri kısmak gündeme geldiğinde telefon faturalarını masaya yatırmak akıllıca bir davranış.
